업무 정의서는 왜 중요한가? (feat.끝 없는 수정요청 막아내기)

 

만약에 이 글을 읽고 있는 분이 프리랜서라면 이 글은 꼭 읽으셔야 합니다.

왜냐하면, 정확한 업무 정의서 없이는 클라이언트의 끝 없는 수정요청을 막을 수 없기 때문입니다.

 

계약만 하면 끝인 줄 아셨쥬? 이제부터 시작입니다.

 

 

업무 정의서를 작성해야 하는 이유

축하합니다. 드디어 클라이언트와 일을 시작 하시게 되었군요. 그런데 말입니다... 혹시 업무 정의서를 쓰시고 일을 시작 하셨나요? 그렇지 않으면 당장 쓰시길 바랍니다. 구두로 정하셨다고 하더라도 말입니다. 특히 한국 문화에서는 회사 대 회사가 아닌 이상 제안서 없이 쓰지 않고 구두로만 동의하고 넘어가는 일이 부지기수인데, 이런 작업은 저와 같이 1인 기업이나 프리랜서들에게도 필요한 작업입니다. 그렇지 않으면 분명하지 않은 업무 범위 때문에 클라이언트와 충돌이 일어날 수 있기 때문입니다. 

 

 

업무 정의서 어떻게 작성하나요?

업무 정의서에 들어가는 항목들은 다음과 같습니다. 아주 기본적인 것들만 작성 하였고 부수적인 것인 추가로 들어갈 수 있습니다. 

 

표지

• 클라이언트 회사명
• 프로젝트 명
• 작성 날짜와 버전
• 작성자 혹은 작성자 회사의 이름 

 

프로젝트 개요

 

클라이언트와 이루고자 하는 목적을 한,두 단락으로 간단하게 서술합니다. 추가적으로 프로젝트를 진행하는 작업자 나 자신의 방향성을 간단히 소개 할 수도 있습니다. 

요구 사항

계약 시 구두로 클라이언트가 무엇을 원하는지 이야기를 먼저 했다면 이 부분에 그 요구사항을 적어 내려갑니다. 이 부분에 대해서 클라이언트와 한번 더 확인하여 이 요구사항이 맞는지 또는 누락된 것이 없는지 확인합니다. 

업무 범위와 작업 과정

이 부분이 제안서의 꽃이라고 할 수 있겠습니다. 업무 범위가 구체적일 수록 좋으며, 나중에 추가적인 일을 클라이언트가 원하는 경우에 이 업무 범위가 당신을 보호해 줍니다. 그리고 작업 과정은 어떻게 일이 진행될 것인지를 단락으로 나누어 클라이언트가 이해하기 쉽게 작성합니다.

 

예를 들어, 홈페이지를 제작한다는 가정하에 

- 홈페이지는 전체 6 페이지이며, 게시판 2개의 기능이 들어갑니다. 추가 페이지와 다른 기능들은 추가 금액이 발생합니다. 
- 페이지 디자인은 기본 텍스트와 이미지로 설정합니다.
- 동영상 및 이미지는 클라이언트에서 제공합니다. 특정 이미지를 구매 시 이 가격은 프로젝트 견적 금액에 포함되지 않습니다.

- 작업 피드백은 홈페이지 제작 시작 후 00일에 피드백을 받습니다. 

- 홈페이지 제작 완료 후 피드백을 1번 더 받습니다.
- 클라이언트는 00월 00일까지 필요한 정보들을 제공합니다. 그렇지 않을 경우 계약의 프로젝트 완료기간이 늦춰질 수 있습니다.

 

결과물

 

프로젝트 완료 시 클라이언트에게 넘기게 되는 것을 작성합니다. 홈페이지 완료 시 필요한 메뉴얼이나 트레이닝 유무 등

 

프로젝트 견적 금액, 지급, 기타 비용

프로젝트 비용은 프로젝트 기간, 투입 인원의 시간 당 비용, 프로젝트의 난이도에 따라 달라지며 물론 시장 가격도 알아볼 수 있습니다. 직접적으로 일하는 시간만 측정하기 보다는 프로젝트를 매니징하는 시간, 즉 이렇게 제안서를 쓰는 시간 등도 포함해야 합니다. 프로젝트가 시작되고 나서 생각보다 더 많은 시간이 소요되는 것을 예상해야 합니다. 대금 지급은 구체적인 날짜를 포함하여 지급이 되지 않는 불상사를 막도록 합니다. 

 

 

업무 정의서 클라이언트와 공유하기

 

업무 정의서를 작성 후 반드시 클라이언트와 공유를 하며 리뷰하는 시간을 가지는 것을 권장합니다. 혹시나 일 시작 전에 클라이언트가 원했던 것이 정확하게 내가 이해를 한 것인지, 혹시 누락된 정보는 없는지 같이 상의하여 소통에 오해가 없어야 수월한 프로젝트 진행이 가능합니다. 

 

 

 

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여기까지 업무 정의서에 대해 알아보았습니다.

이 업무 정의서에 승인 및 서명, 대급 지금 일정, 프로젝트 견적 방식, 소유권 및 저작권을 포함 시키면 더 큰 범위의 프로젝트 제안서가 되기 때문에 먼저 이 업무 정의서로 간단하게 잘 쓰는 실력을 가지면 제안서도 수월하게 작성이 가능할 것입니다.