프로젝트의 시작, 킥오프(Kickoff) 미팅이 중요한 이유

 

 

프로젝트를 시작할 때는 약간의 즐거운 흥분과 함께 긴장이 됩니다.

새로운 일을 맡게 되어서, 혹은 몰랐던 직원이나 외부 사람들과 함께 한다는 생각이 그런 느낌이 들게 하기도 하죠. 시작이 반 이라는 속담처럼, 성공적인 프로젝트의 시작을 위해서는 킥오프(Kick off) 미팅은 반드시 필요합니다. 특히 많은 이해관계자가 섞여 있을 때는 더욱 말이죠. 오늘은 킥오프 미팅에 대해 이야기 해 보겠습니다.

 

 

킥오프 미팅이란? (Kickoff meeting)

 

킥오프 미팅은 프로젝트를 처음 시작할 때 프로젝트에 관련된 팀원 및 프로젝트 매니저, 그리고 일을 의뢰한 고객이나 그 외 이해관계자들이 처음으로 다 함께 모이는 자리입니다. 이 미팅에 초대 받는 사람들은 프로젝트에 직접적으로 관련이 있는 사람들, 즉 개발자, 디자이너, 프로젝트 매니저, 프로덕트 오너나 고객사의 담당자들이 되겠네요.

 

왜 킥오프 미팅을 해야할까? 팀 구성원과 고객들이 한자리에 만나 자기소개를 하며 안면을 트고, 친밀도를 쌓음으로 누구와 일을 하게 될지 서로가 이 프로젝트 내의 어떤 역할을 할 것인지 파악하는 것이 이 미팅의 목적입니다. 첫 미팅이기 때문에 처음부터 긴 시간을 잡는 것보다 케주얼하게 40분에서 최대 1시간으로 잡도록 합니다. 

 

 

킥오프 미팅 전 준비해야 할 것은?

미팅 전 숙지해야 할 상황 및 주제, 미팅에 필요한 관련 자료들을 미리 제작하여 미팅에 참여하는 사람들과 공유할 수 있게 미팅 초대 이메일을 보냅니다. 프로젝트 매니저가 이 일을 합니다. 

 

 

킥오프 미팅에서 무엇을 이야기할까?

 

1. 짧은 자기소개

- 모르는 관계에서 서로를 알아가기 위해 자기 소개와 함께 회사 내에서 무슨 일을 하는 지 간단히 설명합니다.

 

 

2. 미팅과 프로젝트의 목적과 목표 

왜 사람들이 왜 모였는지 미팅과 프로젝트에 대한 목적에 대해 설명한다. 킥오프 미팅에 대한 목적은 상황마다 다르기 때문에 다르게 적용해야 하지만, 프로젝트의 목표를 설명하면서 모두가 같은 곳을 향해 가도록 동의를 구하며, 본격적인 프로젝트에 앞서 무엇을 주의해야 할지 등의 의견을 나눕니다. 예를 들어, 아래 질문들로 유도하면서 서로 다르게 생각하고 있는 목표를 정리 합니다. 

 

질문 예

• 당신에게 있어 이 프로젝트의 성공적인 결과는 무엇인가요?
• 당신이 이 프로젝트에 갖고 있는 기대는 무엇인가요?
• 프로젝트를 진행하면서 제약이나 도전이 될만 한 것은 무엇이라 예상하나요?

 

 

3. 프로젝트의 전체 일정과 프로세스 

전체적인 일정과 기간, 어떤 식으로 프로세스가 이루어질 것인지를 공유합니다. 물론 이것은 완전히 딱 정해진 것이 아닐 수도 있고 상황에 따라 유연하게 바뀔 수도 있다는 것을 감안할 수도 있습니다.

 

 

4. 각 팀원이 맡은 역할 

각 팀원들이 개발자나, 디자이너 등 딱 정해진 역할이 있으면 명확하게 나눌 수 있겠지만, 다양한 이해관계자들로 이루어진 프로젝트라면 정해진 역할이 분명하지 않을 수 있습니다. 그럴 때는 질문을 던져 어떤 부분을 담당할 수 있는지를 물어보고 추후에 작업이 더 깊게 들어갈 때 누가 무슨 일을 할 지 순조롭게 진행할 수 있습니다.

 

 

5. 채널 설정하기 

팀 내 모든 사람들의 대화가 원활히 이루어지기 위해 대화 채널을 설정합니다. 많은 회사들이 회사 내의 커뮤니케이션 툴을 이용하지만, 외부 관계자가 있다면 모두가 쉽게 접근할 수 있는 툴로 설정합니다. 많은 회사들이 슬랙(Slack)과 같은 플랫폼을 이용하고 있습니다.

 

 

 

킥오프 미팅 정리

위의 이야기들이 정리되면 미팅을 정리하기 전 구성원 간의 질의 응답 시간을 가집니다.

그리고 다음 미팅 때 무엇을 할지, 혹은 다음 미팅 때 까지 해야 할 일들(action)들을 이야기 하며 리스트로 정리합니다. 대략 1시간 이내로 킥오프 미팅을 끝내도록 하는데, 생각보다 시간이 빨리 지나가므로 킥오프 미팅을 진행하는 사람이 시간 분배를 잘 하여 시간 내에 마무리 하도록 합니다. 

 

미팅이 끝나면 회의록(minute)을 미팅에 참여한 모든 이들과 참여해야 했지만 참여하지 못한 모든 이들에게 공유하여 정보를 놓치는 일이 없도록 도와줍니다.

 

 

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킥오프 미팅에 대해 이야기 해 보았습니다. 킥오프 미팅은 주로 프로젝트 매니징을 했던 사람이나 어느 정도 경험이 있는 사람이 이 미팅을 잘 리드해야 프로젝트가 수월하게 첫 시작을 내딛을 수 있는 것 같습니다. 하지만, 누구나 다 처음은 있는 법이죠. 이 글이 그 때 도움이 되길 바랍니다.